היתרונות והחסרונות בהפקת אירוע בשטח
רצוי לתת את הדעת ליתרונות הרבים, אך גם לחסרונות הטמונים בהפקת אירוע בטבע.
לפניכם כמה נקודות שכדאי לקחת בחשבון:
כן, להפקת אירוע בטבע יש גם חסרונות:
- הכנות מרובות: הפקת אירוע בטבע מצריכה השקעת זמן ומחשבה, בבירור האפשרויות העומדות לרשותכם לפרטי פרטים, יותר מאשר באולם.
- תלות במזג האוויר: למרות שקיימות דרכים להגן על האורחים שלכם מפני פגעי מזג אוויר, כמובן שהעניין לא לגמרי בשליטתכם, והאירוע עשוי להיות מושפע מרוח חזקה, גשם או שרב כבד.
עם זאת היתרונות של אירוע בטבע משמעותיים:
- מקוריות: אירוע בטבע, מזכה את החוגגים במקוריות, ובאפשרות לבטא את טעמם האישי ואופיים.
זאת בשונה מהפקה שכמו יצאה מפס הייצור של גן או אולם אירועים. - אווירה חמה: יתרון בולט נוסף של הפקת אירוע בטבע הנו האווירה, שהיא הרבה פחות רשמית, ויותר אישית, חמה, ומקרבת.
- גמישות בזמנים: בשונה מאשר באולמות או גני אירועים, הפקה בטבע איננה מוגבלת בזמן!
אף אחד לא יכתיב לכם מתי להתחיל או לסיים את האירוע.
מה צריך לאירוע?
הפקת אירוע בטבע או בחוץ, מצריכה הכנה של מספר תשתיות ושירותים, אשר כל אחד מהם מכיל טווח רחב של אפשרויות בחירה.
לפניכם פירוט של התחומים העיקריים שיש לארגן לקראת האירוע:
- קייטרינג: רמת המזון ואיכותו, מהווים היבט חשוב בהצלחת אירוע, ומשפיעים רבות על עלותו.
בראש ובראשונה, יש לבחור בין קייטרינג בשרי, לצמחוני או טבעוני.
בנוסף, יש לברר מה העלות למנה, ולוודא שמחירה כולל את עלויות ציוד המטבח, צוות העובדים, ההגשה והושבת האורחים.
במידה ותרצו שהאוכל יוגש על ידי מלצרים, חשוב שתדעו שהיחס המקובל ביחס למספר האורחים עומד על בין 1:10-1:15. - שירותי בר: מרחב הבר הנו גורם מרכזי בכל אירוע, והנו משמעותי למצב הרוח הטוב ולאווירה.
שירותי בר יכולים לכלול משקאות קלים ואלכוהוליים, שתייה חמה ואלמנטים נוספים כדוגמת שייקים טריים או קוקטיילים בהתאמה אישית.
חשוב לבדוק מה כולל תפריט האלכוהול, האם מדובר במשקאות מתוצרת חוץ או מקומיים, ולוודא שהצוות נרחב דיו ביחס למספר האורחים. - תשתיות חשמל: על מנת להפעיל את מערכת ההגברה, המיקרופון ושאר מכשירים, יש צורך באספקת חשמל.
אם במקום האירוע שלכם אין שקע שאפשר להתחבר אליו, יש צורך להשכיר גנרטור.
יש לוודא שהגנרטור יכול לעמוד בעומס הנחוץ להפעלת המערכות הדרושות. - אספקת מים: בין אם מדובר במים לשתייה, שטיפת ידיים ואף בישול, אספקת המים היא חיונית לכל אירוע בטבע.
ישנן חברות המתמחות בהזרמה, הובלה וניקוז מים לשטח בכל תנאי. - שירותים ניידים: כיום לא מוכרחים לבחור רק באפשרויות הפחות אסטטיות, וניתן לשכור לאירוע שלכם בטבע, שירותים ניידים בעיצוב יוקרתי.
- מוזיקה ו- DJ: המוזיקה היא זו שתרבה את השמחה והקצב באירוע, תרקיד את האורחים ותאפשר שעות רבות של הנאה.
כשבוחרים די ג'יי, חשוב לוודא את נכונותו להתאים את עצמו לטעמכם המוזיקלי, ורצוי גם לבקש המלצות. - בידור ואטרקציות: האם תרצו להקרין באירוע שלכם מצגת שקופיות עם תמונות מרגשות? להכין מיקרופון כדי לשאת דברים?
אולי קריוקי עשוי להיות הפעלה מעניינת, באירוע כמו מסיבת בר מצווה בטבע? אולי אפילו שיגור זיקוקים לשמיים?
זה המקום לתת דרור לדמיון, וכמובן לדאוג לתשתיות הנחוצות מראש. - מקומות ישיבה ופינות מנוחה: גם אם אתם מתכננים לרקוד עד הבוקר, יש להכין מקומות ישיבה לאורחים שרוצים לנוח מעט או לשבת לשוחח.
האפשרויות מגוונות, החל ממחצלות וכריות, דרך כורסאות ופופים וכלה באוהלים ויריעות צל. חשוב לזכור שיש לקחת בחשבון את כמות האנשים שישתמשו באוהל
(או באוהלים בהתאם). כמות האנשים תאפשר לכם לבחור את כמות האוהלים הדרושה ולוודא שלא נוצרת צפיפות.
דבר נוסף שיש לקחת בחשבון שלאירועי חורף מומלץ לבחור אוהל נגד גשם לאירועים. בסופו של דבר זו ארובה לכך שהאורחים יהיו יבשים גם יתחיל לרדת גשם. - חדר חתן-כלה נייד במידה ומדובר באירוע חתונה, תוכלו לדאוג להשכרת חדר חתן כלה נייד, מפנק ומפואר, על מנת לאפשר את רגעי הפרטיות היקרים והנדירים במהלך חגיגת כלולותיכם.
מה האירוע שלכם?
אמנם יש הרבה מן המשותף להפקות אירועים בטבע, אך לא כל סוג של אירוע דומה למשנהו מבחינת התקציב, העיצוב, כמות האורחים, הפעילויות הכלולות והיבטים נוספים.
לפניכם סוגים שונים של האירועים בטבע, והמאפיינים הייחודיים להם:
חתונה בטבע:
חתונה, כך כולנו מקווים, היא אירוע של פעם אחת בחיים, ולכן מדובר בהפקה יוקרתית ומחייבת יותר.
מובן, שהעלות הכוללת של האירוע מושפעת מאוד ממספר האורחים (והמנות), ולכן, יהיה זה משמעותי להגיע בשלב מוקדם לרשימה מוגמרת של האורחים.
במידה ויש מוזמנים מבוגרים, רצוי לוודא שהגישה למקום קלה ונוחה, ושקיימים די מקומות ישיבה נוחים.
עיצוב המקום הוא היבט נוסף ומשמעותי, אשר יכול לשקף את חגיגיות האירוע, ולהחמיא ליופיו הטבעי של השטח.
כמו כן, חשוב כמובן לוודא שהזמנתם חופה, חדר חתן כלה, ומבנה של רחבת ריקודים.
ועוד טיפ חשוב: מאחר ומדובר באירוע בהיקף יחסית גדול וברמת מורכבות גבוהה, מומלץ מאוד להיעזר במפיק, ש יאגד את כלל נותני השירותים תחת ניצוחו, ויאפשר לכם להגיע בראש שקט ליום כלולותיכם.
בר/בת מצווה בטבע:
אירוע בר/בת מצווה בטבע הוא רעיון מקורי, שוודאי ילהיב את חתן או כלת השמחה, כמו גם את חבריהם.
נוסף על מוזיקה, רחבת ריקודים והגשת אוכל, ניתן לבחור פעילויות ייחודיות כמו טיול מערות, סנפלינג או סדנת גיבוש.
מבחינת העיצוב, ניתן לבחור בסגנון צעיר ובעלות צנועה, שעדיין תייצר את האווירה החגיגית המתבקשת.
בנוסף, יש לבחור את שעת האירוע: האם תרצו לחגוג במסיבת ריקודים לילית או אולי דווקא בשעות היום?
אירוע שנפתח בקבלת פנים, ממשיך בפעילות מגבשת ומסתיים בארוחת צהריים עשירה, הוא דוגמא לאפשרות מעט שונה ומהנה בהחלט..
ימי הולדת בטבע:
בין אם מדובר בחגיגת יום הולדת לילדים או למבוגרים, ציון האירוע יחד בטבע, יכול להוות חוויה קסומה, מקורית ובלתי נשכחת.
כאשר מדובר באירוע יום הולדת בטבע, התקציב עשוי להיות גמיש יותר, ומותאם להוצאה המבוקשת, והוא זה שיקבע את רמת ההשקעה בעיצוב, בפינות הישיבה, ובקייטרינג.
ישנן חברות שמתמחות בארגון פעילויות יצירתיות לילדים ואף למבוגרים, שיכולות להעשיר את תוכן האירוע, וזאת במידה ותרצו להוסיף על עצם החוויה של השהות בחיק הטבע, שמהווה את גולת הכותרת בפני עצמה.
מסיבות טבע:
מסיבות טבע הן אירוע ייחודי ומדהים, בו חוברים יחד מוזיקה מעוררת השראה, ריקודים סוחפים ומיקום נפלא, לכדי חוויה רוחנית עמוקה ומשמחת.
לא צריך סיבה מיוחדת כדי לרצות להפיק אירוע כזה לעצמכם ולחברים שלכם.
התקציב של מסיבה בטבע הוא גמיש, ומותאם לרצונותיהם של המארגנים. מובן, שבראש ובראשונה חשוב להשקיע בשירותי הגברה ומערכת סאונד איכותית.
בנוסף, ניתן לבנות רחבת ריקודים, או לחילופין פשוט להזמין את האורחים לפזז על האדמה. העיצוב עשוי, על פי הטעם וההעדפה, להיות אלמנט משמעותי ולתרום לאווירה הייחודית.
כעת שקיבלתם את כל המידע הדרוש, אנו מאחלים לכם ארגון קל יעיל ויסודי לקראת האירוע שלכם, והנאה מושלמת מחגיגה בלתי נשכחת בחיק הטבע. נתראה בשמחות!
